10 maneras de reducir los costes empresariales

Los gastos de las pequeñas empresas siguen aumentando. Aprenda cómo puede mantener el control sobre el aumento de los costos del negocio con estos consejos.

10 maneras de reducir los costes empresariales

Los costos de seguro de su negocio aumentan entre un 10 y un 20 por ciento por año. Su aerolínea favorita sigue añadiendo “recargos por combustible” a su billete después de que el precio del petróleo haya bajado un 50 por ciento. Su proveedor mayorista ha aumentado recientemente el costo de la harina para su negocio de panadería en un 10 por ciento.

Las pequeñas empresas se ven constantemente presionadas por el aumento de los gastos, por lo que el control de los costes es más importante que nunca. Las siguientes diapositivas le mostrarán cómo puede reducir los costos de su negocio y mejorar sus resultados finales.

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Dependiendo de la situación de los bienes raíces comerciales en su área, es posible que pueda aprovechar los precios deprimidos de los espacios de oficina para trasladar su negocio a barrios menos costosos o negociar con el propietario actual para obtener mejores términos de arrendamiento.

Mejor aún, si realmente no necesita manejar su negocio desde un local comercial, ¿por qué no hacerlo desde su casa o desde un móvil? Como ejemplo, muchos de los negocios de reparación de tecnología en mi localidad han dejado de intentar competir con las grandes tiendas de cajas que venden equipos de computación y ahora están operando servicios de tecnología móvil que proporcionan ventas, reparaciones y tutorías de computadoras en el hogar. Los oficios tales como la plomería y la electricidad y los servicios tales como la contabilidad son candidatos ideales para los negocios móviles en el hogar.

Además de los ahorros en espacio de oficina que operan su negocio desde casa pueden ahorrarle dinero en seguros, impuestos y servicios públicos. Sin embargo, si usted está pensando en convertir o comenzar un negocio desde su casa, se requiere una investigación preliminar. Puede haber problemas de zonificación u otros problemas con las leyes locales que impidan tales actividades en su vecindario. También hay otras consideraciones, como el interés de su familia por vivir con un negocio todos los días.

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Si su negocio tiene períodos lentos, ¿por qué no buscar formas de reducir los costos de personal? Hoy en día, muchos empleados (especialmente los de más edad) están contentos de tomar tiempo libre no remunerado. Hable con ellos y se sorprenderá gratamente.

Utilice miembros de la familia en su negocio siempre que sea posible. Un conocido mío vende un boletín de inversiones y después de que su esposa renunció a su trabajo de tiempo completo, ella ahora se encarga de todos los registros de su negocio, la banca y la mayor parte de la comunicación con sus clientes.

En los viejos tiempos, si uno crecía en una granja, todos los miembros de la familia trabajaban en ella. Si usted tiene hijos de una edad apropiada, ¿por qué no involucrarlos en su negocio siempre que sea posible? Aprender sobre negocios es una experiencia excelente para los jóvenes y mantiene el dinero en la familia.

¿Tiene un desempleado milenario viviendo en su sótano con un título en estudios de género y sin trabajo? Contrátalos en tu negocio y dales una experiencia laboral valiosa, además de aumentar su autoestima. Como en el caso de los empleados normales, los miembros de la familia que trabajan en su empresa son totalmente deducibles como gastos de la empresa.

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El trueque se ha utilizado durante milenios como medio para que la gente intercambie bienes y servicios. Si su negocio tiene exceso de capacidad, ¿por qué no ponerlo en uso mediante el trueque por algún otro producto o servicio que usted necesite?

Hace algunos años tenía una propiedad de alquiler con un inquilino que era pintor de oficio. Durante un período lento en su negocio, hicimos un acuerdo para que pintara el interior y el exterior del edificio a cambio de alquilarlo. Funcionó muy bien – pinté la propiedad y mantuve a un gran inquilino y él ahorró dinero en su alquiler.

Tal vez usted es un diseñador web que un cuello dolorido de pasar todo el día en frente de la computadora. Levante el teléfono o compruebe en línea – puede haber un fisioterapeuta o quiropráctico dispuesto a intercambiar servicios por algún trabajo de diseño web.

Compruebe en línea si hay oportunidades de trueque en su área – Craigslist tiene una sección de “trueque” que además de intercambios de bienes por bienes, tiene trueques de servicio por servicio, como el intercambio de carrocerías de automóviles por la instalación de pisos.

Para utilizar Craigslist para el intercambio de lista de su producto o servicio de la manera más honesta y precisa posible y describir lo que le gustaría a cambio.

También hay una serie de intercambios de trueque en línea que cobran una cuota mensual o anual por listar sus servicios o utilizan un sistema de crédito de intercambio en el que usted acumula dólares de “trueque” para pagar por los servicios de negocios. El primer intercambio de trueque canadiense es un ejemplo.

Para que el trueque tenga éxito, ambas partes deben cumplir con sus obligaciones. Los intercambios de servicio a servicio pueden ser problemáticos a menos que se establezcan plazos específicos para la prestación de los servicios. Como con cualquier relación de negocios, haga su tarea antes de entrar en un acuerdo de trueque con alguien que no conoce.

Recuerde también que, a efectos fiscales, el trueque comercial se trata como una transacción comercial normal, es decir, como si hubiera recibido un pago por los bienes o servicios que ha proporcionado y que la Agencia Canadiense de Ingresos (Canada Revenue Agency) lo considera como un ingreso imponible.

El trueque puede ser una gran manera de ayudar a su negocio a través de períodos lentos, así como construir relaciones valiosas con otras empresas. Un clásico ganar-ganar!

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Si usted está dirigiendo un negocio de servicios o de contratación que requiere un vehículo, sin duda está bien familiarizado con la forma en que los costos de los vehículos pueden afectar sus resultados finales. Los costos de combustible y de servicio para vehículos más grandes como camionetas, taxis tripulados, etc. pueden ser astronómicos. Aparte de reducir el uso de vehículos de negocios a viajes esenciales, ¿cómo puede reducir los gastos de su vehículo?

Una forma es no pagar tanto por el vehículo para empezar. Comprar un camión o una furgoneta de carga pesada nueva para su negocio puede ser un gran rompecabezas, pero si está dispuesto a conformarse con algo que no sea nuevo y brillante, eche un vistazo a los clasificados en línea y navegue por los lotes del concesionario y lo más probable es que pueda encontrar un buen vehículo usado en buenas condiciones.

Como ejemplo, un amigo mío que es dueño de una compañía que da servicio a los sistemas de riego de Lawngarden, recientemente pudo comprar una camioneta usada en excelentes condiciones de un negocio de reparación de plomería que ya no existe a una fracción del costo de un vehículo nuevo.

Si usted está acumulando mucho kilometraje en su(s) vehículo(s) comercial(es), reducir el consumo de combustible es muy importante. Los vehículos diesel e híbridos son más caros al principio, pero a la larga se pueden amortizar con ahorros en combustible y mantenimiento. Los camiones más nuevos están usando materiales más exóticos para reducir el peso y mejorar el kilometraje – puede valer la pena cambiar su gasolina por un vehículo más eficiente en el consumo de combustible.

El Departamento de Energía de los Estados Unidos tiene un sitio web que le permite calcular el “período de amortización” de un vehículo híbrido frente a uno no híbrido. Para un vehículo que recorre 20.000 Km. al año, puede tomar de 6 a 7 años alcanzar el punto de equilibrio con el ahorro de combustible en un híbrido, dado el mayor costo inicial. Cuantos más kilómetros se recorren al año, más rápido se recupera la inversión. El periodo de amortización para los vehículos diesel es normalmente mucho más corto que para los híbridos.

Desafortunadamente para aquellos que desean “volverse verdes”, los vehículos eléctricos siguen siendo prohibitivamente caros para la mayoría de las pequeñas empresas, incluso con los reembolsos e incentivos ofrecidos en varias jurisdicciones.

Si su negocio acaba de empezar o tiene dificultades financieras, el arrendamiento de un vehículo tiene una serie de ventajas, entre las que se incluyen los costos mensuales fijos, la posibilidad de devolverlo al final del período de arrendamiento y la ausencia de costos de depreciación y mantenimiento. La mayoría de las compañías de arrendamiento ofrecen contratos de arrendamiento con opción a compra para que usted pueda comprar el vehículo al final del período de arrendamiento, si eso tiene sentido.

Si está debatiendo los pros y los contras del arrendamiento en comparación con la compra de un vehículo, es una buena idea que su contador se involucre – él puede revisar las finanzas de su negocio y hacer la recomendación apropiada.

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Cuando se trata de costos de suministro al por mayor, cada centavo ahorrado es un centavo ganado. Si usted está dirigiendo un negocio como un restaurante que regularmente hace muchas compras de suministros al por mayor, obtener la mejor oferta en suministros puede hacer una gran diferencia en el resultado final.

Como propietario de un negocio, esto significa que usted necesita estar constantemente monitoreando los costos de suministro al verificar los descuentos e investigar fuentes alternativas. Por ejemplo, un amigo mío tiene una panadería y durante años había estado usando el mismo proveedor mayorista de harina. Mientras navegaba por un almacén recientemente abierto en la ciudad, se dio cuenta de que estaban vendiendo harina en la misma cantidad por un 25% menos. Esto le dio la opción de volver a su proveedor actual y pedir un descuento del 25% o cambiar de proveedor.

A algunas personas les resulta vergonzoso pedir descuentos. No lo sea – muchas empresas ofrecerán descuentos en productos y servicios a otras empresas. Sólo recuerde que es posible que tenga que hacer lo mismo en algún momento.

Una manera de aumentar sus probabilidades de obtener descuentos es hacerse popular entre los proveedores y otros negocios pagando sus cuentas con prontitud. Además del daño a la reputación de su negocio, los cargos por pagos atrasados y los cargos a las tarjetas de crédito pueden sumar hasta miles de dólares al año. Algunos proveedores también ofrecen descuentos por pago anticipado.

La “copetición” es otra forma de reducir los costes de suministro. Esto implica encontrar otras empresas (incluso competidoras) y aunar sus recursos para ahorrar dinero en suministros y bienes. El concepto puede ampliarse a otros aspectos de la empresa, por ejemplo, compartir espacio de oficina o costes de publicidad.

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La mayoría de los estudios realizados por grupos empresariales indican que, en promedio, las pequeñas empresas suelen gastar aproximadamente el 5% de sus ingresos en publicidad. Esta cifra puede ser sustancialmente más elevada en el caso de las empresas de servicios (que suelen estar más orientadas a los márgenes) o en el de las empresas que acaban de empezar.

Con más clientes potenciales en línea que nunca antes, la publicidad no tiene por qué ser cara. Comience con la construcción de una presencia en línea mediante la creación de un sitio web y / o la creación de una página de Facebook. Twittea sobre tu negocio en Twitter y crea un boletín informativo por correo electrónico. Mi restaurante favorito envía un boletín semanal por correo electrónico con selecciones de menús y ofertas especiales de la semana.

Llamar por teléfono, pedir referencias y llevar siempre consigo tarjetas de visita también son formas económicas de aumentar su perfil de marketing.

Para la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas, la factura anual de seguros es un gran golpe para el resultado final, ya que las primas de seguros se han disparado en la última década. Sin embargo, dado que la falta de cobertura de seguro suficiente podría reducir su negocio, lo mejor es obtener la mayor cantidad de seguro comercial que pueda permitirse razonablemente.

Como propietario de un negocio, usted debe realizar una revisión anual de los requisitos de seguro de su negocio. Siéntese con su corredor de seguros y discuta todos los aspectos de su cobertura de seguro y pídales que busquen la mejor oferta. Puede haber diferencias sorprendentes en las tarifas para la misma cobertura por parte de diferentes proveedores de seguros.

Si usted tiene un negocio más grande con muchos activos asegurados, debe hacer una revisión de activos junto con la renovación anual de su seguro y asegurarse de que no está asegurando activos que ya no tiene.

Aumentar su deducible es una manera de reducir sus primas. Sólo asegúrese de que la cantidad de su deducible no sea tan alta que sería inasequible para su negocio si tuviera que hacer una reclamación.

Si usted es miembro de una empresa u organización profesional, es posible que pueda aprovechar las tarifas de grupo. La reducción de los costos de seguro puede a menudo compensar con creces los costos de la afiliación. Organizaciones como la Cámara de Comercio ofrecen planes de seguro a sus miembros. Empresas como Encon se especializan en proporcionar seguros de negocios a arquitectos, ingenieros y profesionales de TI profesionales.

Actualizar sus instalaciones comerciales con alarmas contra incendios, sistemas de rociadores y sistemas de seguridad o patrullas puede hacer que usted sea elegible para recibir descuentos en el seguro. Cuanto menor sea su riesgo desde el punto de vista de la aseguradora, más bajas serán sus primas.

Si usted está operando un negocio desde su casa, tenga en cuenta que el seguro de su casa no cubrirá sus actividades comerciales. Asegúrese de que su corredor de seguros sepa que usted tiene un negocio en casa y que tiene una cobertura adecuada para el hogar y el negocio.

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Si usted es una persona ocupada con un pequeño negocio, usted sabe todo acerca de los problemas de tiempo. Los dueños de negocios siempre deben priorizar y dirigir sus actividades para hacer el mejor uso de su tiempo, pero sorprendentemente muchos no lo hacen.

Un conocido mío que es dueño de un negocio pasa regularmente una hora o más conduciendo a través de la ciudad a una gran tienda de taquilla para recoger suministros, cuando la tienda ofrece entrega gratuita al día siguiente. Otro pasa un par de horas durante el día contestando llamadas telefónicas personales o mensajes de texto y termina trabajando hasta altas horas de la noche para ponerse al día con el trabajo relacionado con los negocios.

En defensa de este comportamiento, a veces me dicen que “el negocio es lento y tengo tiempo para hacer estas cosas durante las horas de trabajo”. Mi respuesta a esto es siempre “si el negocio es lento, ¿no es mejor que dediques tiempo al marketing publicitario para atraer más negocio?

Aprovechar al máximo su jornada laboral se reduce a una gestión eficaz del tiempo. El seguimiento de las actividades diarias, el establecimiento de objetivos y la priorización pueden agilizar su día de trabajo, reducir su nivel de estrés y lograr que se concentre.

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Minimizar su factura de impuestos puede ser la manera más beneficiosa de mejorar los resultados de su negocio. Esto significa maximizar todas sus deducciones disponibles – asegúrese de que todos los gastos de negocio descritos anteriormente estén debidamente anotados como deducciones en su declaración de impuestos.

Acostúmbrese a llevar un registro de todos los gastos del negocio guardando los recibos (preferiblemente archivándolos tan pronto como los recoja) y registrando el kilometraje del vehículo cuando viaja por motivos de negocios.

Si usted tiene miembros de su familia trabajando en su negocio, ellos son tratados como cualquier otro empleado para propósitos de impuestos – lo que significa que son una deducción de impuestos del negocio. Para calificar para la deducción, asegúrese de que cada miembro de la familia registre correctamente las horas trabajadas como lo hacen los empleados regulares. Además, el salario o la tarifa del contrato debe ser proporcional al puesto (y la edad si el empleado es un niño).

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Para la mayoría de las empresas (especialmente las de nueva creación), el cloud computing es una forma excelente de reducir tanto los costes de capital como los gastos continuos relacionados con los servicios de TI.

Con la computación en nube, la necesidad de comprar y mantener servidores costosos en el sitio, así como pagar por las actualizaciones de software en curso. Al utilizar la nube siempre tendrá acceso a las últimas versiones de las aplicaciones empresariales y la flexibilidad para aumentar su ancho de banda o almacenamiento bajo demanda.

Su proveedor de cloud también se encargará de la mayoría de los problemas de recuperación de datos, liberando a su empresa de la necesidad de mantener un complejo plan de recuperación de desastres de TI.

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