5 Consejos para la compra de software de impuestos sobre las ventas

¿Comenzando con el software de impuestos sobre las ventas? Estos consejos le ayudarán a determinar qué necesita y cómo evaluar las opciones.

5 Consejos para la compra de software de impuestos sobre las ventas

kate_sept2004 Getty Images

Estás empezando a vender productos en línea o en persona y alguien ha dicho: “¿Qué vas a hacer con el impuesto sobre las ventas? Estos consejos le ayudarán a tomar decisiones para crear un software de impuestos sobre las ventas que le ayudará a recaudar, reportar y pagar impuestos sobre las ventas ahora y a medida que su negocio crece.

Tip #1 – Obtenga una lista de lo que necesitará

Saber lo que está vendiendo, dónde y cuánto le dirá si los productos o servicios que vende están sujetos al impuesto sobre las ventas (casi todos los productos están sujetos al impuesto sobre las ventas). Hágase estas preguntas:

  • ¿Qué productos o servicios voy a vender? ¿Están sujetos al impuesto sobre las ventas?
  • ¿Venderé en línea, en persona o ambos? Si usted está vendiendo en persona calculando que los impuestos sobre las ventas son bastante simples y puede que no necesite software complicado (más sobre eso abajo).
  • ¿Venderé sólo en los EE.UU. o internacionalmente? Si usted está vendiendo en línea, puede decidir si desea realizar transacciones internacionales. Para vender internacionalmente, necesitará un tipo específico de software o aplicación para manejar los impuestos internacionales.
  • ¿Venderé en línea a través de un sitio en línea como Amazon, eBay o Etsy? Su situación puede ser como afiliado, una situación específica relacionada con el impuesto sobre las ventas. Estos sitios pueden tener alguna ayuda para que usted calcule y pague el impuesto sobre las ventas. Si usted está considerando una relación FBA (Fulfillment by Amazon), esa es una situación compleja de impuestos sobre las ventas.
  • ¿Estarán enviando o envolviendo productos de regalo? Algunos estados cobran impuestos sobre las ventas por el envío y el envoltorio de regalos.
  • ¿Cuánto voy a vender? El precio del software de impuestos sobre las ventas se basa en el número de transacciones o el número de productos. Haz una suposición a corto plazo por ahora.

Dedique algún tiempo a evaluar su situación actual de ventas para que sepa qué características y niveles de software necesitará.

Tip #2 – Decida Qué Tipo de Software para Impuestos de Ventas Necesita

Si desea recaudar, declarar y pagar los impuestos sobre las ventas usted mismo, tendrá que ir a cada entidad de impuestos sobre las ventas y registrarse para recaudar el impuesto sobre las ventas. Hay miles de entidades de impuestos sobre las ventas: estados, localidades y distritos de impuestos especiales en los Estados Unidos:

  • Calcule las tasas de impuestos sobre las ventas para cada lugar y qué productos y servicios están sujetos a impuestos,
  • Configure un sistema en su programa de contabilidad para capturar los impuestos sobre las ventas recaudados, y
  • Reportar y pagar los impuestos recaudados en el momento oportuno.

Usted puede ver por qué el software de impuestos de ventas es tan valioso. Es casi imposible conocer las tasas de impuestos sobre las ventas en todas estas entidades tributarias.

Hay dos tipos básicos de software o aplicaciones de impuestos sobre las ventas:

  • Si usted está vendiendo localmente en una sola ubicación, es posible que pueda usar una aplicación de cálculo simple como Ecwid.
  • Si usted está vendiendo a través de su propio sitio en línea a varios estados, necesitará un programa de impuestos sobre las ventas de servicio completo como TaxJar, Avalara o Taxify. Estos programas incluyen informes de IVA y módulos de pago.

Consejo # 3 – Utilice estos criterios para evaluar el software de impuestos sobre las ventas

Dedique algún tiempo a sus sitios web, utilizando los siguientes criterios para coordinar sus necesidades con sus características:

  • Por supuesto, su primera pregunta debe ser sobre el apoyo. ¿Cómo se maneja el soporte? ¿Es de persona a persona por teléfono (la mejor manera para principiantes)?
  • ¿Su software sabe qué productos están sujetos a impuestos y exentos de impuestos en los estados donde usted está vendiendo?
  • ¿Qué categorías adicionales de impuestos sobre las ventas tienen? Si necesita que se le calculen los impuestos sobre las ventas en el envío y el envoltorio del regalo, por ejemplo, asegúrese de que el software pueda hacerlo.
  • ¿Con qué frecuencia actualizan sus bases de datos? Los importes del impuesto sobre las ventas y las regulaciones cambian todo el tiempo. Su software debería ser capaz de mantenerse al día.
  • ¿Presentan declaraciones y pagos de impuestos sobre las ventas a todas las entidades tributarias?
  • ¿Puede el software manejar transacciones en tiempo real?
  • ¿Su software gestiona las vacaciones de impuestos sobre las ventas? Muchos estados tienen días festivos de impuestos sobre las ventas cuando las transacciones no están sujetas a impuestos durante una o dos semanas; su software de impuestos sobre las ventas debería ser capaz de dar cuenta de esto.
  • ¿Este software se conecta a la cuenta de comerciante de su banco, a su carrito de compras o a aplicaciones como Amazon o eBay?
  • ¿Necesitaré a un técnico para arreglar esto? ¿Qué tan fácil es usar este software?

Tip #4 – Considere Opciones Adicionales

Tal vez se esté preguntando si su actual software de contabilidad empresarial podría manejar estas transacciones de impuestos sobre las ventas. Software como QuickBooks podría ser capaz de manejar situaciones sencillas de impuestos sobre las ventas. Si usted está haciendo Amazon FBA o su situación de impuestos sobre las ventas es más complicada, es posible que su software no pueda manejarlo. Pregunte con qué frecuencia su compañía de software actualiza sus bases de datos.

Si usted tiene un CPA haciendo su contabilidad, es probable que no le puedan ayudar con los impuestos sobre las ventas. Pero vale la pena preguntar.

Tip #5 – Considere el Crecimiento de su Negocio

A medida que su negocio crece, su lista de productos y servicios crecerá. Usted tendrá más transacciones, puede estar vendiendo a más lugares y todo se volverá más complejo. La mayoría de las aplicaciones de software de impuestos sobre las ventas en línea tienen diferentes niveles de precios a los que usted puede subir. La mayoría de estas aplicaciones también pueden ir de mes a mes, así como anualmente. Mes a mes puede ser lo mejor hasta que vea si le gusta el programa. Entonces usted podría cambiar a la fijación de precios anuales cuando esté satisfecho con el software.

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