Cómo proteger su empresa – s Activos digitales

Muchos de los activos de su empresa son digitales. Descubra cómo estos activos digitales benefician a su empresa y cómo establecer un plan para protegerlos.

Cómo proteger los activos digitales de su empresa

Localice, grabe y proteja el contenido digital de su empresa

Es el siglo XXI, y todo es digital, es decir, en línea. En su negocio, usted tiene activos digitales en los que quizás no ha pensado. Estos activos, al igual que todos los activos de su empresa, son valiosos y deben ser protegidos.

¿Qué son los activos digitales?

Su negocio tiene activos – cosas de valor. Estos activos incluyen todo, desde efectivo y cuentas por cobrar, pasando por equipos y vehículos comerciales, hasta terrenos y edificios.

Su contador probablemente ha incluido el costo y el valor actual de sus activos en su balance, pero tal vez olvidó los activos digitales.

Los activos digitales son activos que existen en línea. Algunos de sus activos digitales pueden existir en sus propios servidores o pueden estar “en la nube”. Los activos digitales incluyen

  • Fotos de negocios que usted ha creado. Podrían ser fotos de su negocio o de sus procesos de negocio. Estos son activos porque podrían ser vendidos.
  • Sitios web o blogs de negocios. El contenido tiene valor, y la “apariencia” del sitio podría ser valiosa si se trata de una marca registrada.
  • Procesos de negocio (en hojas de cálculo, por ejemplo) que sus empleados han desarrollado y que podrían ser duplicados y vendidos.
  • Aplicaciones que su negocio ha creado, ya sea para vender o para su propio uso.
  • Las listas de contactos por correo electrónico y las listas de clientes o clientes, incluidas las listas de correo de boletines, tienen valor porque se pueden vender.
  • Las suscripciones a revistas en línea tienen valor durante el período de suscripción.
  • Material protegido por derechos de autor, marcas registradas o marcas de servicio (el logotipo de su empresa, por ejemplo), patentes. Estos activos pueden existir en forma de papel, pero la mayoría de las veces son sólo digitales.
  • Productos en una tienda en línea, que forman parte del inventario de su negocio. Deben estar bajo su control, incluso si se almacenan en línea. Si usted es un vendedor de Amazon, por ejemplo, los productos pueden estar en su almacén, pero usted obtiene la venta.

¿Por qué son importantes los activos digitales?

Como todas las cosas valiosas que posee su empresa, los activos digitales son de gran beneficio para su empresa.

  • Usted puede reclamar gastos relacionados con la compra y el uso de activos en su declaración de impuestos de su negocio. El coste de los activos a corto plazo (suministros, por ejemplo) puede ser tomado como un gasto inmediato, mientras que el coste de los activos a largo plazo (aquellos que duran al menos un año) puede ser cargado a lo largo del tiempo (ya sea a través de la depreciación o amortización).
  • Puede vender muchos de estos activos o concederles una licencia mientras aún son suyos.
  • Los activos son valiosos para los inversionistas o para alguien que compra su negocio. La cantidad que alguien podría pagar para comprar su negocio depende en gran parte del valor de los activos del negocio.
  • Algunos activos digitales, como las listas de clientes o las listas de suscriptores de boletines, son particularmente útiles para establecer la buena voluntad. El valor del fondo de comercio desde una perspectiva contable y de valoración se basa en estas listas.
  • La protección de la contabilidad y los registros de los empleados en línea significa que están disponibles para las auditorías. Si no tiene registros contables, es posible que no pueda probar las deducciones de gastos. El no tener los registros de los empleados puede significar que usted está en riesgo de recibir multas y penalidades.

¿Por dónde empiezo a proteger mis activos digitales?

Localizar y Listar. Comience por hacer una lista completa de todos estos activos. Utilice la lista anterior como punto de partida, pero sea creativo. Piense en cualquier cosa que tenga en línea o en el servidor de su empresa que pueda ser valiosa. Usted está buscando cosas que son de su propiedad (que son propiedad de su negocio), cosas que nadie más tiene y podría querer comprar – o tomar. Considere estos activos digitales como posibles artículos para la venta. ¿Cuál querría o consideraría valioso si estuviera comprando esta compañía?

Establezca la propiedad y el valor. Observe los activos digitales que ha enumerado. ¿De quién son? Antes de poder proteger estos activos, se debe establecer una propiedad específica. Por ejemplo, ¿puede probar que su empresa posee correos electrónicos de empleados o listas de correo electrónico? Consulte con un abogado para redactar las políticas que establecen la propiedad.

Aunque puede ser difícil establecer un valor específico para algunos de los activos digitales de su empresa, es una buena idea tener una idea de ese valor más pronto que tarde. Sí, el valor de estos activos digitales puede seguir cambiando a medida que agrega clientes a su lista o páginas a su sitio web o actualiza los procesos, pero se puede establecer un valor de referencia a través de la valoración. Encuentre un tasador de negocios que pueda darle un estimado ahora. Es mucho más fácil valorar algo que existe que algo que ha sido robado o destruido por un desastre como una inundación o un incendio.

Si usted tiene productos que está vendiendo a través de un vendedor en línea como Amazon o eBay, lea el acuerdo para asegurarse de mantener la propiedad.

Crear acuerdos de protección. Proteja sus activos digitales mediante acuerdos con aquellos que podrían robarlos. Considere la posibilidad de que los empleados, clientes y consultores firmen acuerdos de confidencialidad. Estos acuerdos advierten a otros de que el robo de activos digitales puede dar lugar a acciones legales.

Registre su propiedad. Se pueden registrar muchos activos digitales para informar al mundo de su propiedad. Las fotos, los procesos y el contenido de los sitios web y blogs pueden estar protegidos por derechos de autor. Los activos digitales como logotipos y diseños pueden ser marcas registradas. Y no olvide las patentes de los procesos.

Planifique para el futuro. ¿Qué pasa con los activos digitales de su empresa si algo le sucede a usted? Incluya sus activos digitales en los acuerdos de su empresa. Por ejemplo, los activos digitales propiedad de una asociación deben ser contabilizados en el acuerdo de asociación, junto con otros activos. Si usted tiene una pequeña empresa familiar o de una sola persona, incluya estos activos en sus planes de sucesión.

¡Apoyo! Es importante encontrar un sistema de respaldo para proteger todos sus activos digitales. Tener una copia de seguridad de una copia de seguridad no es una locura; Lifewire sugiere un sistema de copia de seguridad doble, usando múltiples discos duros externos. Es posible que también desee una copia de seguridad del disco duro y una copia de seguridad en línea para asegurarse el doble.

Por último, establecer protocolos para la protección de los activos digitales

Ahora que ha configurado su sistema de gestión de activos digitales, documéntelo. Establezca tareas específicas y continuas para las copias de seguridad y los plazos para las revisiones y actualizaciones.

Gran parte de su negocio está en línea; manténgalo funcionando bien protegiendo estos activos digitales en línea

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