Cómo retener el impuesto estatal sobre la renta del pago de los empleados

Este artículo describe el proceso de cálculo de los importes de retención del impuesto estatal sobre la renta y la deducción de dichos importes de la remuneración de los empleados.

Cómo retener el impuesto estatal sobre la renta del pago de los empleados

A menos que la ubicación de su negocio se encuentre en un estado que no tiene impuestos estatales sobre la renta, usted tiene la responsabilidad como empleador de deducir los impuestos sobre la renta de los empleados que trabajan en su estado y de presentar estos impuestos al departamento de ingresos de su estado. Los estados sin impuesto estatal sobre la renta: Alaska, Florida, Nevada, Dakota del Sur, Texas, Washington y Wyoming.

Estas responsabilidades son las mismas que las del empleador para los impuestos sobre la nómina, incluyendo los impuestos federales sobre la renta.

Proceso Estatal de Impuestos sobre la Renta

Si tiene empleados que trabajan en un estado que requiere impuestos estatales sobre la renta, aquí está el proceso que debe seguir:

  • Obtenga un número de identificación de empleador federal, si aún no lo ha hecho. El EIN es similar a un número de seguro social de una empresa. Se requiere para cualquier negocio con empleados y la mayoría de los otros negocios.
  • Obtener un permiso de impuestos estatal del empleador que en algunos estados es el equivalente a un EIN estatal.
  • Conozca qué salarios están sujetos a la retención de impuestos estatales (estos salarios pueden ser diferentes a las regulaciones federales). La información debe estar en el sitio web del departamento de ingresos de su estado.
  • Aprenda acerca de cualquier acuerdo recíproco entre estados para la retención y pago de impuestos sobre la renta, para trabajadores que viven en un estado y trabajan en otro.
  • Obtenga copias de las tablas de retenciones estatales y calcule las deducciones de retenciones estatales de los cheques de pago de los empleados.
  • Infórmese sobre las regulaciones de su estado para presentar (presentar) la retención de impuestos sobre la renta.
  • Los montos de retención de depósitos deducidos de los empleados (la mayoría de los estados utilizan la presentación electrónica para estas deducciones).
  • Presente informes (anuales o trimestrales) sobre las cantidades retenidas y las cantidades adeudadas y pagadas (similar al formulario 941 del IRS).

Como puede ver, el proceso para calcular, deducir, pagar y reportar los impuestos sobre la renta es similar al proceso de retención de impuestos federales.

Agencias Tributarias Estatales

Para averiguar acerca de los impuestos estatales sobre la renta, los impuestos sobre las ventas y otros impuestos estatales, vaya al departamento de ingresos de su estado y busque la división de impuestos empresariales.

Julie Garber, Experta en Testamentos y Planificación Patrimonial, tiene una gran tabla que muestra todos los impuestos que cada estado cobra, incluyendo los impuestos sobre la renta, y las agencias a las que debe acudir en cada estado.

Retención de impuestos estatales sobre el ingreso de los cheques de pago de los empleados

Después de que haya reunido la información sobre los impuestos estatales sobre la renta, tendrá que incluir estos impuestos en el proceso de nómina de su empresa.

El proceso comienza con el cálculo del salario bruto de cada empleado.

De esa cantidad, usted necesitará calcular la cantidad específica a retener para ese empleado para los impuestos estatales sobre la renta. Recuerde que cada cantidad retenida (incluidos los impuestos estatales sobre la renta, los impuestos federales sobre la renta y los impuestos FICA) se calcula en función del importe bruto del salario.

Después de todos los impuestos y otras retenciones, usted terminará con una cantidad neta de pago.

Luego, los montos de retención para cada empleado y el total de cada tipo de retención deben colocarse en una cuenta de responsabilidad civil separada, que se pagará según lo requiera su estado.

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