Cuándo usar los servicios de procesamiento de nómina

Incluso si sólo tiene unos pocos empleados, puede decidir subcontratar su nómina. Aquí hay razones para utilizar un servicio de procesamiento de nómina.

Cuándo usar los servicios de procesamiento de nómina

¿Cuáles son las razones para externalizar el procesamiento de nóminas?

Incluso si sólo tiene unos pocos empleados, puede decidir subcontratar su nómina, es decir, delegar el procesamiento de la nómina y otras responsabilidades de nómina a otra persona. Aquí hay algunas consideraciones que le ayudarán a decidir si desea subcontratar.

En primer lugar, analizaremos las situaciones en las que podría considerar la posibilidad de subcontratar su nómina y, a continuación, algunas opciones de subcontratación.

La subcontratación de la nómina reduce los costos de los trabajos

Si simplemente está pagando a los oficinistas, puede calcular el pago multiplicando las horas por la tarifa y determinar si se deben horas extras.

Pero si usted está produciendo un producto, necesita saber el costo de la mano de obra de cada producto, para poder determinar el costo de los bienes vendidos.

Deje que el servicio se ocupe de los múltiples estados y localidades

Si tiene empleados en más de un estado, debe cumplir con los requisitos para pagar y reportar los impuestos estatales sobre la renta. Si su negocio opera en diferentes ciudades, es posible que también tenga que retener, pagar y reportar los impuestos locales sobre la renta.

Los cálculos de retención son difíciles

El cálculo de las cantidades de retención para los empleados es complicado. Brevemente, debes hacerlo:

  • Determinar la retención de impuestos federales en base a la W-4 del empleado (la cual puede ser cambiada tan a menudo como el empleado lo desee).
  • Determinar las retenciones estatales para los estados con impuestos sobre la renta, basándose en el W-4 del estado.
  • Determinar los impuestos FICA sobre los salarios en un 7.65 por ciento (y usted debe vigilar a los empleados altamente pagados para asegurarse de que su retención del Seguro Social esté limitada al máximo durante el año).

Y eso es sólo para empezar. Incluso para un empleado, el proceso de determinar los importes de retención puede llevar mucho tiempo.

Evite Tratar de Llevar un Registro de las Fechas Límite

El pago y la presentación de informes de los impuestos sobre la nómina (federales y estatales, retenciones, impuestos FICA, desempleo y compensación laboral, y opciones individuales de nómina estatal) pueden ser intimidantes.

Consejo de un experto: Advertencia:

El incumplimiento de un plazo de pago o de presentación de informes puede costarle dinero en multas y multas.

La subcontratación de la nómina de pago, incluso con sólo unos pocos empleados, es una opción que muchos empleadores consideran al principio de sus negocios. Podría ser la opción correcta para su negocio, dependiendo de sus circunstancias.

¿Cómo se cobran los servicios de procesamiento de nómina?

Muchos servicios de procesamiento de nómina cobran una tarifa básica, de modo que incluso si usted tiene un solo empleado, usted está pagando más porque el servicio tiene que presentar las mismas solicitudes para un empleado que para un empleado, como lo haría para 10. Por ejemplo, todavía tendrían que presentar un Formulario 941 cada trimestre, incluso si usted tiene sólo un empleado. El costo incremental por cada empleado adicional es bastante pequeño. Con esto en mente, aquí hay algo de información sobre los servicios de procesamiento de nómina, con sus costos y lo que proporcionan:

Servicios Asistidos de Nómina

Algunos servicios hacen toda la presentación por usted. Por ejemplo, compañías como Paychex y ADP cobran por cheque por período de pago, incluyendo la presentación, el depósito directo y el recorte de cheques. Usted puede ingresar información en línea y ellos le asignan un especialista en nómina para que le ayude. Como ejemplo, puede ver la gama completa de servicios de ADP en su sitio web.

Nómina de autoservicio en línea

Otros servicios le ayudan a hacer su propio archivo. Por ejemplo, el servicio de nómina en línea de Intuit le permite rellenar formularios de nómina en línea. Antes de seleccionar estos servicios, compruebe que son compatibles con su sistema operativo y hardware (algunos no funcionan en sistemas Macintosh).

Compañías como Paycycle le permiten hacer su propia nómina en línea. Cobran por el número de empleados y el número de estados.

He hecho un breve repaso de estos servicios. Algunos pueden tener características adicionales que puede necesitar para una situación específica (por ejemplo, la entrada de la tarjeta de tiempo). Lea la información en las páginas web y póngase en contacto con los representantes de las empresas. Esta es siempre una buena manera de saber cuán amigables serán. He presentado sólo algunos de los muchos servicios que puede encontrar en línea. El IRS tiene información acerca de los servicios de nómina y los proveedores que usted podría querer ver.

¿Vale la pena subcontratar el cálculo de la nómina?

Incluso si sólo tiene un empleado, es posible que desee considerar seriamente un servicio de nómina para ayudarle a preparar los cheques de pago y a pagar y reportar los impuestos de nómina. Recuerde, una multa o penalidad por un pago o informe incumplido puede ser más que el valor de un año entero de servicio. Establecer un sistema de nómina para su negocio no es su primera prioridad. Y si usted tiene un servicio, es una cosa menos en la que tiene que pensar.

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