Desarrolle el plan de cuentas para su pequeña empresa

El desarrollo de un plan de cuentas como parte de la configuración de sus procesos de contabilidad y teneduría de libros constituye la base del sistema financiero de su empresa.

Desarrolle un plan de cuentas para su pequeña empresa

Aprende a configurar uno

El sistema contable de una empresa se basa en un marco de cuentas que mantiene los ingresos, los gastos y otros datos organizados y listos para ponerlos en un estado financiero.

Este marco, denominado plan de cuentas, sirve como índice de todas las cuentas financieras de la empresa. Los contables utilizan este plan de cuentas para identificar las operaciones a medida que las registran en el libro mayor de la empresa.

Configuración del plan de cuentas

Cuando se inicia una nueva empresa, se configura el plan de cuentas como un primer paso para establecer el sistema contable de la empresa. No todas las pequeñas empresas tienen el mismo plan de cuentas. Las cuentas que usted incluye dependen del tipo de negocio. Por ejemplo, si tiene una empresa de servicios, no tendrá una cuenta de inventario.

Cuando configure su plan de cuentas, piense en el futuro. No piense sólo en las cuentas que necesita para su pequeña empresa ahora. Piense en las cuentas que puede necesitar 5 o 10 años más adelante e incluya las cuentas en su planilla. Puede que no tenga empleados ahora, pero en unos pocos años, puede añadir empleados a su negocio, así que planifique para ello con su gráfico. Es posible que todavía tenga que agregar cuentas a su plan a medida que avanza.

Debería crear un sistema de numeración para su plan de cuentas. Si va a utilizar un sistema de contabilidad computarizado, utilice un sistema de numeración de cuatro dígitos. Normalmente se asigna un bloque de números a cada una de las categorías que componen el plan de cuentas, y al final se dejan números en blanco para que se añadan cuentas adicionales en el futuro.

Como parte del ciclo contable, el plan de cuentas se utiliza en las operaciones de diario y existen cinco categorías en el plan de cuentas:

  1. Activos
  2. Pasivo
  3. Equidad del Propietario
  4. Ingresos
  5. Gastos

Activos

La categoría de activos es donde usted hace un seguimiento de lo que posee su empresa. Es posible que desee que su categoría de activos empiece con el número 1000. Ese es generalmente el número que los programas de contabilidad computarizada utilizan. Numere cada cuenta de activos fijos en una secuencia como 1000, 1010, 1020, etc., comenzando con los activos fijos actuales y pasando a los activos fijos.

Los activos actuales incluirán cuentas de efectivo a la mano, como el efectivo en sus cuentas de cheques y de ahorros. Es posible que tenga clientes a los que les extienda crédito, por lo que necesitará una cuenta por cobrar. Si vende productos, necesitará una cuenta de inventario.

Después de su cuenta de activo fijo, introduzca una cuenta para la depreciación acumulada. Este es siempre un número negativo en el saldo y está directamente relacionado con sus activos fijos, ya que eso es lo que está depreciando. No deje ningún espacio para otras cuentas entre los activos fijos y la amortización acumulada. Puede haber amortización acumulada para más de un activo fijo. Puede amortizar sus edificios, vehículos, equipo empresarial, etcétera.

Pasivo

La categoría de pasivos es donde usted hace un seguimiento de las obligaciones de deuda de su empresa o de lo que su empresa debe o puede deber en el futuro. Es posible que desee empezar a numerar la sección de pasivos con 2000. Al igual que con la categoría de activos fijos, se desea seguir la forma tradicional del balance al desarrollar la sección de pasivos del plan de cuentas. Tendrá una sección de pasivos corrientes y una sección de pasivos a largo plazo.

La sección de pasivos corrientes incluirá cuentas de deuda a corto plazo, como cuentas por pagar, la cuenta en la que usted registrará lo que debe a sus proveedores. También incluirá sus cuentas de acumulación, que incluyen lo que debe en impuestos sobre la nómina e impuestos sobre las ventas. También tendrá una cuenta para los salarios acumulados. También puede tener una cuenta de pasivo corriente para tarjetas de crédito y préstamos a corto plazo.

En el futuro, usted puede incurrir en alguna deuda a largo plazo, como una hipoteca. Debe incluir espacio en su plan de cuentas para otras cuentas de deuda a largo plazo.

Equidad del Propietario

Las cuentas de capital del propietario incluyen su inversión en el negocio. En caso de que decida contratar a otros inversores en algún momento, debería incluir cuentas de acciones ordinarias y, tal vez, acciones preferentes. Usted querrá una cuenta para las utilidades retenidas por cualquier ganancia que usted reinvierta en la compañía. Por lo general, las cuentas de capital del propietario se inician con 3000.

Ingresos

Los ingresos por ventas son la primera cuenta del plan de cuentas relacionado con la cuenta de explotación (PyG). Los ingresos por ventas son la principal fuente de ingresos para su empresa, y esta sección del plan de cuentas normalmente comienza con 4000. Junto con la cuenta de ingresos, es posible que desee incluir una cuenta para descuentos de ventas y devoluciones de ventas y derechos de emisión. También querrá incluir una cuenta de ingresos por intereses para cualquier ingreso que obtenga de las inversiones de su empresa.

Los costes de ventas o los costes de producción suelen ser la siguiente clase de cuenta a tener en cuenta. Incluso las empresas de servicios deben tener en cuenta los costes de venta. También se incluyen cuentas para descuentos de proveedores, costes de expedición y costes de ventas varios.

Gastos

La última categoría listada en el plan de cuentas es la categoría de gastos, que normalmente está numerada 5000. Una manera práctica de anotar los gastos en el plan de cuentas es mirar el Formulario C del IRS y seguir la manera en que se anotan los gastos en ese formulario. Esto hace que sea fácil para usted y su contador cuando llega el momento de los impuestos. Desarrolle una cuenta para cada uno de los gastos enumerados en el Anexo C más cualquier otro gasto específico de su empresa. Deje varias cuentas en blanco disponibles en caso de que las necesite en el futuro.

Asigne un número en el rango 5000-5999 a cada uno.

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