Elaborar un plan para la gestión de las solicitudes de mantenimiento

Para ayudar a manejar el flujo constante de solicitudes de mantenimiento de inquilinos, usted debe elaborar un plan antes incluso de colocar inquilinos en su propiedad.

Elaborar un plan para las solicitudes de mantenimiento

Qué hacer antes de que ocurra un problema

Los inquilinos tendrán solicitudes de mantenimiento, es inevitable. Como propietario, lo mejor para usted es elaborar un plan para manejar estas solicitudes desde el principio. Tener un sistema para manejar estas quejas ayudará a minimizar el estrés cuando usted está tratando con las solicitudes.

¿Cuál es su sistema para manejar las quejas?

Para facilitar la gestión de las reclamaciones, se debe disponer de un sistema que los arrendatarios puedan seguir cuando necesiten alertarle sobre una solicitud de mantenimiento. Hay dos formas básicas de hacerlo:

  1. Solicitud formal: Algunos propietarios prefieren que los inquilinos presenten solicitudes de mantenimiento a través de un proceso formal. Este proceso debe ser claramente explicado como parte del contrato de arrendamiento.
    1. Este proceso usualmente involucra algún tipo de solicitud por escrito. La solicitud normalmente incluirá la siguiente información:
      • Nombre del inquilino
  2. Dirección
  3. Número de Unidad
  4. Número de teléfono
  5. Fecha de la queja
  6. Tipo de Queja
  7. Descripción de la queja
  8. Solicitudes Especiales
  9. Podría serlo:
      • Un formulario en línea – Si usted tiene un sitio web para sus inversiones inmobiliarias, puede considerar la posibilidad de añadir un área para las solicitudes de mantenimiento. El inquilino simplemente tiene que ir a su sitio web, rellenar el formulario y pulsar enviar.
  1. Un Formulario en Papel- Esta sería una copia impresa que el inquilino escanearía y le enviaría por correo electrónico, fax, entrega en mano o colocaría en algún tipo de buzón de correo que usted haya dedicado para tales solicitudes.
  2. Asegúrese de tener también procedimientos de emergencia donde los inquilinos tengan la capacidad de contactarlo a usted, a un administrador de la propiedad o a un reparador después de las horas hábiles normales en el caso de que se solicite un mantenimiento que requiera atención inmediata, como por ejemplo, una rotura de tubería o falta de calefacción en invierno.
  3. Solicitud informal: Otra opción para los propietarios es la solicitud informal. Con este tipo de solicitud, cuando un inquilino tiene un problema de mantenimiento, simplemente le llamaría o le enviaría un correo electrónico, dependiendo de su forma de comunicación preferida, y le explicaría la situación. Las solicitudes telefónicas se realizarán durante las horas hábiles normales que usted haya establecido, a menos que se trate de una emergencia, en cuyo caso se seguirán los procedimientos de emergencia que usted tenga en su lugar.

¿Quién manejará las solicitudes de mantenimiento?

Usted debe decidir quién se encargará de manejar las quejas y solicitudes de mantenimiento, para que no se le tome por sorpresa cuando lleguen las quejas. Los inquilinos necesitarán saber a quién deben contactar cuando tengan un problema.

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