Elegir la estrategia de precios adecuada para la conferencia

Usted ha estudiado su mercado objetivo y personalizado su evento para satisfacer sus necesidades. Lo único que queda es decidir cuánto cobrará a los asistentes.

Elegir la estrategia de precios adecuada para la conferencia

Después de meses de planificación y discusión, finalmente está listo para comercializar su conferencia públicamente. Usted ha estudiado su mercado objetivo y ha personalizado su evento para satisfacer sus necesidades. Lo único que queda por decidir es cuánto cobrará a los asistentes.

Esta es una decisión importante porque si el precio es demasiado alto, se corre el riesgo de perder las cifras de participación. Por otra parte, si no se aclara lo suficiente después de los costos, incluso una pequeña crisis podría convertir toda la empresa en una pérdida. Es una pendiente resbaladiza para caminar, es por eso que usted querrá estudiar las diferentes estrategias de precios que se describen a continuación y elegir una que proporcione la mejor solución para su mercado.

El enfoque de la venta al por menor

La estrategia de precios más básica es calcular los gastos, añadir un margen de beneficio y luego dividir la suma entre la cifra de asistencia proyectada más baja. No hay nada malo con esta estrategia, ya que ha sido la fórmula utilizada por las tiendas minoristas durante cientos de años, pero requiere proyecciones precisas. Cosas como el alquiler del local y los costos audiovisuales no cambiarán independientemente del número de personas que asistan, pero sí lo harán los costos de alimentos y otros costos por persona. Aquí es donde los mínimos proyectados son esenciales porque, en última instancia, cubrirán sus costos fijos.

Precio de mercado

Cuando usted basa sus tarifas de conferencias en el mercado, está jugando esencialmente con una visión de lo que la gente puede permitirse. Es lo contrario del enfoque de la venta al por menor, ya que comienza fijando el precio de la admisión y luego trabajando hacia atrás para construir la conferencia dentro de ese presupuesto. Una cosa a tener en cuenta con los precios del mercado es que se basa en el valor percibido. En otras palabras, los asistentes no van a entregar su dinero simplemente porque usted está teniendo un evento. Usted debe proporcionar un valor excepcional o de lo contrario tendrá dificultades para vender entradas a cualquier precio.

Precios de acceso limitado

Este es un modelo de precios escalonados que ofrece más características y beneficios a aquellos que pagan más. Por ejemplo, un boleto básico podría admitir a alguien a la sesión general principal y a los desgloses. El siguiente nivel proporcionaría todo esto más un asiento en el almuerzo de apertura. La entrada VIP incluiría asientos preferentes en todos los eventos y acceso a una sala de descanso exclusiva y a una función para establecer contactos después del evento. Una vez más, la clave del éxito es crear suficiente valor en cada nivel para generar suficiente demanda.

Incentivos y sanciones

Puede utilizar incentivos y penalizaciones para fomentar el registro dentro de un período de tiempo específico. Probablemente haya visto ofertas de inscripción “early bird” en muchos de los eventos a los que ha asistido. El objetivo de estas promociones es cubrir todos sus costos fijos con anticipación para que no tenga que luchar para recaudar dinero cerca del final. Las multas o los cargos por inscripción tardía son casi esenciales si usted está sirviendo comida porque la mayoría de los contratos de catering incluyen recargos por pedidos realizados después de la fecha de garantía final.

Asegúrese de explicar esto a los que se registran tarde, ya que a menudo se sienten manipulados por las multas, cuando en realidad el cargo adicional se aplica sólo para cubrir sus costos.

Acceso posterior al evento

Una idea popular en la era de Internet es ofrecer acceso en línea a una versión grabada de las sesiones de su conferencia, pero tenga en cuenta que esta estrategia tiene el potencial de afectar sus esfuerzos de marketing. Habrá algunos asistentes potenciales que, después de descubrir que las sesiones serán grabadas, no se sentirán motivados para asistir al evento en vivo. Su organización también incurrirá en gastos de equipo de grabación, administración del sitio web y tarifas de hospedaje. Por estas razones, es mejor limitar el acceso en línea sólo a los asistentes o cobrar una tarifa sustancial por el acceso de los no participantes.

Al final del día, grabar y publicar videos de las sesiones de la conferencia cuesta dinero, así que no se sienta obligado a regalar este material.

Los dos números más importantes para determinar su estrategia de precios de la conferencia serán los costos anticipados y las estimaciones de asistencia. Sin estas proyecciones, será difícil elegir el modelo de precios que mejor se adapte a su organización y a los asistentes. Dese tiempo suficiente para investigar estas dos cifras antes de determinar su modelo de precios.

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