Pago en efectivo a empleados y contratistas independientes

Tal vez te preguntes si es legal pagar a tus empleados en efectivo. Es legal, pero tu negocio puede tener problemas pagando en efectivo. Aquí's por qué.

Uso de efectivo para pagar a empleados y contratistas independientes

Por qué pagar en efectivo es una mala idea

Ciertos tipos de negocios hacen la mayor parte de sus ventas en efectivo. Muchas de estas “empresas de dinero en efectivo” también pagan en efectivo a sus empleados y a los trabajadores no empleados.

Aunque no es ilegal pagar a los empleados y contratistas independientes en efectivo, no es una buena práctica comercial por muchas razones. Algunas empresas utilizan efectivo para pagar a sus empleados en un intento de evitar el pago de impuestos sobre la nómina, y algunos empleados piden pagos en efectivo para evadir los impuestos sobre la renta.

Este artículo analiza cuestiones legales y tributarias y leyes federales relacionadas con los impuestos sobre la renta, los impuestos sobre la nómina y otros asuntos tributarios.

Cuestiones de nómina e impuestos al pagar a los empleados en efectivo

  • Los empleadores deben retener los impuestos sobre la nómina (impuestos federales y estatales sobre la renta y el impuesto FICA (Seguro Social-Medicare)) del pago de los empleados;
  • Los empleadores también deben reportar y pagar esos impuestos de nómina, incluyendo tanto la porción del empleado como la porción del empleador de los impuestos FICA, al IRS.
  • Otros impuestos de empleo deben ser pagados sobre los ingresos de los empleados, incluyendo los impuestos de desempleo, y los pagos del fondo de compensación de trabajadores del estado.
  • Los empleadores deben reportar los ingresos de los empleados en el Formulario W-2 cada año. Incluye ingresos en efectivo.
  • Los empleadores deben verificar la elegibilidad laboral de los empleados recién contratados, utilizando el Formulario I-9 o el sistema E-Verify. Esta verificación pone al empleado en el sistema federal, y si a estos empleados se les paga en efectivo, las comprobaciones cruzadas de la agencia pueden descubrir intentos de evitar los impuestos sobre la nómina pagando en efectivo.

Efecto en los empleados

  • A los empleados pagados en efectivo que no tienen impuestos FICA retenidos se les niegan las ganancias del Seguro Social que podrían haber sido usadas para calcular los beneficios potenciales del Seguro Social.
  • Del mismo modo, los empleados que no están “en la nómina” no tienen derecho a la compensación de los trabajadores ni a las prestaciones por desempleo.

La contadora pública Gail Rosen dice esto acerca de pagar a los empleados con dinero en efectivo:

Pagar a los hijos, cónyuges o miembros de la familia

Los salarios de los niños menores de 18 años que trabajan en su negocio están sujetos a los mismos requisitos de retención, impuestos de nómina e impuestos laborales que los demás empleados. Si usted contrata a sus propios hijos, es posible que no estén sujetos a los impuestos FICA, pero sus salarios deben ser reportados al IRS.

Contratar a su cónyuge u otros miembros de la familia para trabajar en su negocio y pagar en efectivo también puede privar a esta persona de los beneficios del Seguro Social. Y todos los demás asuntos mencionados anteriormente, incluyendo su responsabilidad legal de reportar y pagar impuestos sobre la nómina, se aplican.

Pagando a Contratistas Independientes

Muchas empresas pagan a los trabajadores por contrato (mano de obra ocasional, trabajadores de verano, mientras que los pagos a contratistas independientes tienen menos problemas que los de los empleados, hay dos problemas que vale la pena mencionar:

  • Los pagos a los trabajadores por contrato deben reportarse anualmente en el Formulario 1099-MISC, y
  • Usted debe verificar la identificación del contribuyente para los contratistas independientes; si la identificación del contribuyente no puede ser verificada, usted debe tomar la retención adicional del pago del contratista.

Los pagos en efectivo realizados a proveedores y a otras personas con las que usted mantiene relaciones comerciales deben estar justificados si desea que estos pagos en efectivo se deduzcan como gastos en la declaración de impuestos de su empresa. Incluso los pagos pequeños en efectivo deben ser pagados a través de un fondo de caja chica, con la documentación apropiada.

Descargo de responsabilidad:

La información en este artículo NO tiene la intención de ayudar a los empleadores a evadir impuestos.

Tenga en cuenta que la información proporcionada, aunque autorizada, no garantiza su exactitud y legalidad. El sitio es leído por una audiencia mundial, y las leyes y regulaciones laborales varían de estado a estado y de país a país. Por favor busque asistencia legal, o asistencia de recursos gubernamentales estatales, federales o internacionales, para asegurarse de que su interpretación y decisiones legales sean las correctas para su ubicación. Esta información es para orientación, ideas y asistencia.

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