Por qué las conferencias comienzan con una sesión plenaria

Muchas de las grandes reuniones y conferencias corporativas inician su programa de eventos con una sesión general de apertura. Aprenda qué son y cómo se usan.

Por qué las conferencias comienzan con una sesión plenaria

Muchas reuniones y conferencias corporativas de gran envergadura inician el programa del evento con lo que se denomina una sesión de apertura. Las sesiones de apertura, también conocidas como sesiones plenarias o sesiones generales de apertura, se asocian con mayor frecuencia con conferencias, congresos o convenciones más grandes, pero también pueden utilizarse para eventos corporativos más pequeños. Las sesiones de apertura siempre se programan para un período de tiempo determinado al inicio del programa, que suele durar entre una y dos horas. Aunque no todos los programas comienzan con una sesión de apertura, las presentaciones que se programan durante una sesión abierta general pueden ofrecer a los organizadores de eventos y anfitriones una oportunidad única de dirigirse a sus asistentes.

Qué constituye una sesión de apertura

Las sesiones generales de apertura se caracterizan por una presentación programada o una serie de presentaciones por parte de una variedad de oradores que se orientan hacia el público en general. Algunos programas de eventos ofrecen eventualmente sesiones simultáneas en las que los asistentes se dividen en grupos más pequeños para presentaciones y talleres. Otros dividen a la audiencia casi inmediatamente para sesiones dedicadas a ciertos roles, habilidades o intereses. La sesión general de apertura, por otra parte, sirve como una oportunidad al comienzo del programa para dirigirse a todos los asistentes al evento juntos.

Durante la sesión general de apertura, el liderazgo del organizador puede elegir cubrir los temas generales de la agenda y esbozar los objetivos del programa general. Las sesiones de apertura también suelen incluir un orador principal y otros presentadores que ayudan a establecer el tono de la convención. Estas presentaciones pueden realizarse en una variedad de formatos, pero las sesiones en sí mismas por definición están abiertas a todos los asistentes.

¿Por qué empezar con una sesión plenaria?

Las sesiones generales de apertura más eficaces son las que se organizan para el público y los asistentes al evento, no para los organizadores del mismo. Si bien los organizadores de eventos pueden aprovechar la oportunidad para abordar los negocios de la empresa o asociación, la logística del evento y los puntos de la agenda, una gran sesión de apertura también debe entretener y motivar a la audiencia. Los programas eficaces requieren la participación y el interés de la audiencia. Si los organizadores del evento pierden el interés de la audiencia desde el principio, deben luchar para recuperarla. Las sesiones generales de apertura deben comenzar el programa con una nota fuerte.

Objetivos

Dada la importancia de la sesión general de apertura para comenzar un programa con una nota fuerte, las sesiones de apertura tienden a abordar alguna combinación de los siguientes objetivos:

  • Motivar, Educar, Entretener y Entretener a la Audiencia
  • Establecer tono para el programa
  • Cree una experiencia inolvidable
  • Comparta información importante

Las mejores sesiones generales de apertura cumplirán todos estos objetivos. Por ejemplo, la sesión general de apertura de una conferencia anual puede incluir un mensaje de bienvenida del presidente de la organización, así como un discurso del presentador que actuará como moderador durante todo el evento. La sesión de apertura puede terminar con una nota fuerte con un orador principal invitado que hace una presentación sobre cómo motivar a la fuerza de ventas para lograr los objetivos de la compañía.

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