Reglas de Etiqueta del Stand de la Feria para el Personal

A menudo se pide a los organizadores de eventos que gestionen los stands de las ferias comerciales. Es importante que asesoren al personal del stand sobre la etiqueta profesional de la feria.

Reglamento Básico de Etiqueta en el Stand de la Feria para el Personal

Ya sea que su empresa esté planeando un mero stand de 10′ por 10′ o un gran espacio de exhibición de 40′ por 50′, la capacitación del personal que estará a cargo del stand durante la feria en sí es de suma importancia. Desafortunadamente para la mayoría de los expositores de la feria, la capacitación del personal tiende a ser pasada por alto en favor de otros temas aparentemente más urgentes como la planificación de stands, el diseño, la construcción y otros aspectos logísticos. Si bien la importancia del stand en sí es importante para atraer clientes y prospectos, la presencia y el comportamiento de su personal puede hacer o deshacer ese nuevo negocio prospectivo.

Algunos empleados y ejecutivos experimentados que tienen puestos en ferias comerciales se enorgullecen de su capacidad para detectar y atraer sólo a clientes potenciales, pero si se concentran sólo en los ingresos o en los clientes de gran valor, a menudo pueden dañar su marca y provocar la pérdida de oportunidades. A veces se pide a los organizadores de eventos corporativos que ayuden a gestionar la logística de la feria y, a veces, el propio stand de la feria. Cuando los grandes planificadores de eventos están involucrados en la fase de planificación, tienen la oportunidad única de mejorar el retorno de la inversión de la compañía al compartir las siguientes reglas y consejos de etiqueta del personal de la feria.

George Doyle Getty Imágenes

Los asistentes están mirando al personal de la exposición por una razón para pasar tiempo en su stand. Después de haber sido atraído inicialmente por el stand o la propia marca, su personal es la razón por la que se quedarán o se irán. Los siguientes consejos de lenguaje corporal le ayudarán a transmitir un comportamiento profesional y accesible:

  • Párese y salude a los asistentes frente al stand.
  • Si se necesitan asientos, utilice taburetes altos que creen contacto a la altura de los ojos de pie.
  • Sonreír y establecer contacto visual con los asistentes desde todas las direcciones.
  • Hable con los asistentes a la feria, no con sus colegas
  • Siéntese sólo si está con un cliente que también quiere sentarse
  • No cruce los brazos ni las piernas, mantenga las manos fuera de los bolsillos.
  • Evite agitarse y apoyarse en las paredes de la cabina y en los muebles.
  • Esté atento a otras personas en la cabina y cerca de su espacio
  • No entrar en el espacio de otro expositor
  • Ser entusiasta, seguro de sí mismo y educado
  • Agradezca a los asistentes por pasar tiempo en su stand cuando llegan y se van.

A pesar de su sencillez, estos consejos básicos sobre el lenguaje corporal ofrecen una atmósfera accesible y profesional que animará a los clientes potenciales a visitar y permanecer en su stand.

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El personal del stand de la feria debe tener asignado un área específica de la exposición para cubrir y debe tener la experiencia necesaria para transmitir información importante de la compañía a los asistentes. Algunas empresas incluso proporcionan al personal un guión de bienvenida y ventas personalizable, por lo que cada miembro del equipo está preparado para entregar un mensaje coherente, pulido y eficaz a los asistentes.

Más allá del guión de ventas o de la presentación del ascensor, los representantes de la empresa en un stand de feria deben estar preparados para responder a preguntas básicas o saber dónde obtener más información. El stand también debe estar siempre dirigido por al menos una persona que tenga esa experiencia y autoridad, y esa persona debe estar accesible para el personal de apoyo y los asistentes en todo momento.

Jonathan P. Lamas

La gente asiste a las ferias por una razón, por lo que es importante que el personal del stand se presente rápidamente y haga preguntas a los asistentes para averiguar si pueden ayudarles de alguna manera. Aquí es donde un guión de bienvenida o introducción puede ser útil, pero tal guión sólo es efectivo si el personal de la cabina lo utiliza para atraer a los asistentes.

La mayoría de las personas que asisten a una feria comercial tienen alguna razón relevante para aprender más sobre sus productos y servicios, así que asegúrese de que su personal les ofrece un breve resumen del guión y tiene las habilidades para continuar la conversación y atraer a los clientes potenciales desde allí. El personal debe estar preparado para hacer preguntas abiertas para establecer una relación con los asistentes y determinar las necesidades.

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Esta regla de etiqueta debería ser simplemente una parte de los saludos y del lenguaje corporal, pero desafortunadamente, debido a su abundancia en las ferias comerciales, merece su propia categoría. Una de las violaciones más comunes de la etiqueta en el stand de la feria se produce cuando la comida y la bebida se guardan en el stand para el consumo personal del personal. Los días de ferias comerciales son largos; ciertamente, su personal debe tener acceso a bocadillos y agua. Pero esos bocadillos y bebidas no deben consumirse en el stand ni dejarse a la vista de los asistentes a la feria.

Es fácil encontrar servilletas, envoltorios, botellas de plástico y otros artículos que no forman parte del stand. Puede sonar elemental, pero recordarle al personal de la cabina que evite comer, beber y masticar chicle dentro de la cabina puede ser la diferencia entre lucir profesional o parecer descuidado. Para evitarlo, algunos expositores de la feria optan por entregar a su personal botellas de agua recargables con la marca de su personal, lo que puede ser una gran opción para garantizar que el personal esté bien hidratado y tenga un aspecto profesional.

Imágenes de Getty Stockbyte

El personal de la feria suele ser responsable de la instalación del stand o, al menos, de dar los últimos retoques a un stand más grande y construido, y debe llegar con la suficiente antelación para asegurarse de que todos los materiales se exhiben correctamente y están listos para los asistentes a la feria tan pronto como se abran las exposiciones. Los gerentes deben dotar el stand del personal adecuado para permitir que los asistentes tengan fácil acceso al personal y para considerar las necesidades de almuerzo u otros descansos sin abrumar el espacio del stand con los empleados de la compañía.

También es muy importante destacar los horarios de los espectáculos y asegurarse de que la representación de la empresa permanezca en el stand hasta que se cumplan los horarios programados. Es asombroso el número de stands donde el personal desaparecerá 15, 30, incluso 45 minutos antes del final de un espectáculo, perdiendo la oportunidad de interactuar con los clientes potenciales y emitiendo una imagen poco profesional.

El atuendo es algo que difiere de una organización a otra. Algunas compañías requieren ropa corporativa o casual de negocios (por ejemplo, camisas de polo, abrigos deportivos, camisas de vestir, etc.) mientras que otras proveen al personal con ropa de marca o un uniforme. Incluso otros simplemente dan a los empleados alguna orientación sobre el atuendo personal con colores y estilo de ropa apropiado.

El atuendo profesional y uniforme ayuda a reforzar los temas de los stands de la feria, y también debe ser percibido como respetuoso con los organizadores y los asistentes a la misma. El código de vestimenta también debe distinguir fácilmente al personal del stand de los asistentes e incluir etiquetas con su nombre.

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Por lo general, los gerentes de eventos ordenan al personal del stand de la feria comercial que almacene las cajas y suministros poco atractivos en lugares ocultos, como detrás de una pared de la feria comercial, debajo de una mesa con faldón completo o en un lugar fuera del área de exhibición donde se almacenan suministros adicionales.

Es importante que el espacio de la cabina se vea bien mantenido en todo momento (incluyendo el piso) y la basura no debe estar en ningún lugar a la vista. La etiqueta de la feria requiere que el personal del stand esté atento a esta regla durante todo el día.

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