Ventajas y desventajas de dar a un empleado un teléfono móvil de la empresa

¿Está considerando comprar teléfonos celulares de la compañía para sus empleados? Revise estos pros y contras antes de tomar una decisión.

Razones para dar (o no dar) a un empleado un teléfono celular de la compañía

Sopesando los Pros y los Contras

Los empleadores deben cubrir los gastos relacionados con el trabajo de los empleadores que trabajan a distancia, y eso incluye los teléfonos celulares. Hay dos maneras en que los empleadores pueden actuar. Pueden reembolsar a los empleados por la comunicación relacionada con la empresa y trabajar a través de sus teléfonos celulares o smartphones, o pueden proporcionar a los empleados teléfonos celulares propiedad de la empresa.

A partir de 2018, el 95 por ciento de los estadounidenses son dueños de teléfonos celulares y el 77 por ciento de los estadounidenses son dueños de teléfonos inteligentes, según el Pew Research Center. A partir de esos números, es razonable esperar que los empleados tengan sus propios teléfonos, por lo que el reembolso es una opción razonable. Pero proporcionar teléfonos celulares también tiene sus propios beneficios, por lo que es importante que los empleadores consideren tantos factores como sea posible, tanto a favor como en contra, antes de decidir proporcionarles a los empleados teléfonos celulares.

Uno de los mayores beneficios de dar a los empleados teléfonos celulares propiedad de la compañía es la posibilidad de que todos usen el mismo hardware y software. Sin embargo, a la mayoría de las personas no les gusta llevar dos teléfonos celulares, por lo que los empleados podrían considerar que llevar un teléfono de propiedad de la compañía además de su teléfono personal es una desventaja significativa.

Al proporcionar teléfonos celulares, los empleadores pueden elegir la compañía, el hardware y el sistema operativo que mejor se adapte a las necesidades de la compañía. Las empresas pueden decidir que quieren utilizar el iOS de Apple, el Android de Google o alguna otra opción, pero sea lo que sea que elijan, sabrán que todos sus empleados tienen acceso al mismo software y a las mismas funciones. Esto puede mejorar la comunicación interna, y sin duda agiliza el trabajo de los departamentos de tecnología de la información (TI).

Es raro ver gente sin un teléfono celular al alcance de la mano, pero no mucha gente quiere llevar dos teléfonos celulares. Las compañías pueden (y deben) establecer políticas para el uso personal de los teléfonos celulares de la compañía, pero la mayoría de los empleados no quieren realizar negocios personales en un teléfono celular que saben que su empleador puede monitorear. Esto deja llevar un segundo teléfono celular como la única alternativa, y eso no será popular entre los empleados.

Además, la mayoría de los empleados agradecerían que se les reembolsara su teléfono personal como una alternativa a llevar un segundo teléfono. Esto es especialmente cierto ya que esos reembolsos no son imponibles, a partir de una resolución del IRS de 2011. Sin embargo, para que así sea, el importe que se reembolse debe estar razonable y demostrablemente relacionado con las necesidades de las empresas.

Si reembolsa a los empleados por el uso comercial de sus teléfonos celulares personales, usted está cubriendo el costo de varios planes tarifarios individuales. Es probable que pague una tarifa significativamente más baja por teléfono si establece una cuenta comercial para varias líneas con un solo proveedor. Al igual que con la mayoría de las compras al por mayor, cuantas más líneas necesite, menos tendrá que pagar por línea. La competencia es feroz entre los proveedores de teléfonos celulares, por lo que usted puede ser agresivo al negociar la mejor tarifa posible.

Si bien es cierto que beneficia a los departamentos de TI si todos tienen el mismo hardware y utilizan el mismo software, los teléfonos móviles propiedad de la empresa deben ser atendidos por el departamento de TI. Cuando los empleados poseen sus propios teléfonos celulares, también se espera que los mantengan, pero si surgen problemas con los teléfonos celulares de la compañía, su departamento de TI tendrá que resolverlos.

Además, dado que los empleados no son dueños de sus teléfonos emitidos por la compañía, es posible que no sean tan cuidadosos con ellos como lo serían si los tuvieran personalmente. Esto puede aumentar la tasa de reemplazos para la compañía.

Trabajar a distancia no es la única razón para que los empleados tengan teléfonos celulares. Algunos empleados, como los ejecutivos o los miembros del personal de TI, necesitan estar de guardia o ser accesibles con poca antelación, y por esta razón, llevar un teléfono celular de la empresa puede ser parte de la descripción de su trabajo. En situaciones urgentes, el tiempo puede ser crítico, y un teléfono celular de la compañía puede proporcionar acceso rápido a la persona adecuada.

La tecnología de los teléfonos móviles cambia rápidamente, incluso en comparación con otros productos relacionados con la tecnología. Mientras que las empresas pueden invertir en hardware y software que puede durar varios años, no es realista esperar que los teléfonos celulares de más de un par de años de antigüedad sean capaces de mantenerse al día con las demandas actuales. Si proporciona teléfonos celulares a sus empleados, espere actualizar sus dispositivos cada dos años por lo menos. Si los empleados se sienten frustrados con la tecnología lenta o anticuada, eso disminuirá la producción.

Es una buena idea tener esto en cuenta al negociar inicialmente un acuerdo con su proveedor para que pueda obtener el mejor precio posible en las actualizaciones esperadas.

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